由于电脑在企业的普及应用，仓储管理软件应用而生。企业开始建立电子帐：
（一）电子做账准备工作
1、企业必须有一套规范、完整、正常使用的手工帐。
您的物流运作正常吗？有什么问题未解决？建电子帐想解决什么问题？
我们必须明确一个观点：企业管理是基础。在没有理顺内部管理条件下，请不要急于建电子帐，电子帐不能代替管理。
2、组建一个由各专业专家参与的管理小组进行应用调研。
企业物流是否改用电子帐？应用中可能会出现哪些问题？需要企业各专业参与讨论。组建一个专家小组是电子帐成败的关键。前期分批到不同的应用企业进行实际考察，了解使用情况：了解各种软件不同的用途；了解各企业管理流程的差别；了解物流编码方法和原理；针对专业提出本企业内应用要求。
3、编制完整的编码手册，进行相应的应用培训。
通过调研，找到比较适合企业使用的软件。将专家组改组成物料编码小组。有编码小组编制较为完善的编码手册。经过试编修订后，正式对企业相关人员进行培训。
二、电子做账实施工作
1、将现有物料分专业编码，并对照编码手册审核修改。本着编码人就是使用人原则，各单位自行编写。
2、录入软件、开建套帐试运行。
试运行应尽量时间长一些，前期可能工作量很重，但试用期可以发现和修改更多问题。建议应不少于6个月。在此期间，手工帐与电子帐并列运行。
4、补充修订编码手册，重新审订修改错误编码。
在正式使用前，必须坚持根据应用情况进行一次全面修订，主要解决因理解不同造成的多码重码和录入差错。
三、仓库电脑账的运行与维护
1、电子帐正式启用后，可精简专家编码组，成立运行维护小组负责日常维护工作。
有些企业启用电子帐后，就解散了编码小组，只留几个编码员，结果，电子帐很快就会出现问题，这是电子帐失败的重要原因之一。
新物料不断出现，各种特殊情况接踵而至，没有了专家组的管理，基本上等于前功尽弃！
建议：由财务主管，供应、工程、设备、技术、生产、后勤、销售、生产、仪电、机械、计量、工艺、制氧、土建等各方面参加的小组进行分工管理，当然，可以是兼职的。
2、月中盘点、修正错误
没有盘点、账目何以准确？不能修正，等于慢性自杀！
3、维护工作中常见错误查对
第一重要的是名称错误：电子帐与手工帐最大的区别就是名称的规范问题，如：电机、电动机、三相电动机、振动电子、水泵电机、y系列电机等，其实只能一个名称。我不认为产品本身名称是最好的，应该结合本企业情况，制定多数人认可的名称为规范名称。
第二个易出现差错的是物品编码：主要原因是物料分类不清造成的，这就要查对编码手册，进行修改规范了。
第三个易出现差错的是发错物品，造成库存不准：盘库时发现应及时纠正。
最难发现，而差错百出的是录入差错，如：型号错、型号不规范、计量单位错、数量录入差错、金额录入差错等，这些差错只能由专业维护人员定期查对纠正了。
四、仓库电子帐注意事项
1、请勿分库
电子帐运行好坏、效率高低，我个人认为与我们传统的仓库管理最大的区别在于分库。
手工帐时，为管理方便，每库一本帐；每人一本帐，非常便于考核，这就是：一库一帐。
电子帐上的“仓”或“库”与实际的仓库有着质的不同，他的“仓”、“库”表示一个独立的经济核算单位，也就是说在一个管理单位中，如：生产厂、公司大库、技改工程组等，不能按现实应用的仓库多少来分。电子帐的库只能有一个。
2、编码必须带有物料使用特性。
物料编码最重要的作用是快速、方便查找所需物品：
其一，准确找到物品现有情况。包括：数量、存放地点、采购时间等。这些信息软件应用就可以完成；
其二，在企业所有物料中查找使用情况相近的可代用或可替换物品。
没有物品个体特性是造成一物多码的根源，故前期编码手册的编制应重点考虑，只用流水号贻害无穷。
数字化供应链可视管理专家
